7 formule per uno smart working di successo

Dall’app per timbrare il cartellino virtuale alla smart desk policy, dall’employer branding ai corsi per dirigenti sulla smart leadership. Sono solo alcune delle buone pratiche premiate con lo Smart Working Award 2019 dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Il report dell’Osservatorio, che studia fenomenologia e diffusione del lavoro in mobilità, evidenzia l‘aumento degli smart worker in Italia del 20% in un anno, dai 480mila del 2018 ai 570mila attuali.

Sette modi per fare smart working

Il cartellino virtuale

Lo smart working in Europ Assistance coinvolge il 72% del personale, inclusi gli operatori del contact center. Il coordinamento con i colleghi avviene tramite una web app che grazie a un sistema di “timbrature virtuali” invia una mail al responsabile per segnalare l’inizio o la fine del periodo di operatività. La comunicazione avviene anche tramite messaggistica istantanea, chat dedicate e conference call. Il successo dell’iniziativa (+17% produttività) ha fatto sì che i pionieri, dotati di pc portatile aziendale o software, diventino tutor dei nuovi smart worker, al di là delle gerarchie.

Employer branding

Autonomia e senso di appartenenza: sono due i concetti alla base della sperimentazione realizzata dalla Regione Emilia-Romagna la cui amministrazione non pone vincoli sul numero di giornate effettuabili da remoto ma lascia decidere al responsabile di struttura, in base alle esigenze. Al tempo stesso lo smart worker riceve in dotazione un pc portatile, smartphone, cuffie e zaino con il brand della Regione. Mobile sul territorio e riconoscibile, diventa testimonial di un nuovo modo di vivere e lavorare come dipendente pubblico: responsabile, autonomo e professionista del suo settore.

Smart office

La riorganizzazione degli spazi di lavoro è uno dei punti più qualificanti del progetto Open working di Sky Italia. Su un totale di 3.300 postazioni, 2.500 sono state allestite in modalità smart office e ampliate le aree comuni per favorire, collaborazione, risparmio e gestione degli spazi. Il layout include aree open space con postazioni di lavoro non assegnate, monitor 22” e docking station universali. Ognuno può scegliere dove sedersi, a patto di rispettare una clean desk policy, lasciando la scrivania libera per gli altri. Al posto delle cassettiere sono presenti aree con armadietti personali.

Ecofriendly

Il monitoraggio dei benefici, a valle del progetto, è uno dei punti forti dello smart working in Reale Mutua. Gli smart worker hanno lavorato da remoto in media 4,5 giorni al mese, risparmiando 25 euro e 64 chilometri per tragitto casa-lavoro ogni giornata lavorativa da remoto, con un risparmio di 86 tonnellate di CO2 dall’inizio della sperimentazione a oggi. “Be smart” è anche la leva per estendere la digitalizzazione dei processi fra tutti i dipendenti e una logica paperless. Ai dipendenti che aderiscono viene fornito pc portatile, softphone router wifi, vpn e in alcuni casi telefono aziendale.

Formazione

I corsi di formazione allo smart working sia per dipendenti che per manager sono tra i punti qualificanti del progetto “People strategy” di MailUp. Lo scopo è favorire un cambiamento culturale attraverso un percorso formativo sui temi della fiducia, responsabilità, gestione di obiettivi, lavoro per risultati e leadership. La rivoluzione completa degli spazi è stata avviata con il trasferimento della sede di Milano. Il progetto consente di lavorare da luoghi diversi fino a un massimo di tre giorni a settimana. Almeno metà dell’operatività deve essere nell’orario 9-18.

Digital culture

Il progetto Flexability di Saipem si snoda attraverso quattro ambiti d’azione per migliorare l’organizzazione del lavoro. Riguardano lo sviluppo di un’attitudine digitale, a lavorare per obiettivi, l’uso di applicativi aziendali di comunicazione e ridefinizione degli spazi di lavoro. A tutti i dipendenti viene fornito un pc portatile, messo a disposizione un portale, due community e una libreria di concetti, attività, tutorial e guide virtuali per abilitare al cambiamento 780 persone in Italia e 150 a Parigi.

Resilienza

Migliorare l’equilibrio vita-lavoro dei dipendenti per favorire il benessere organizzativo e maggiore produttività. Lo smart working della Regione Liguria (citato con menzione d’onore dall’Osservatorio) è inteso senza accezione di welfare, ma come trasformazione aziendale. Il crollo del ponte Morandi ha dato un’accelerata al progetto, deliberato cinque mesi prima, con priorità ai lavoratori delle zone più impattate, anche per decongestionare il traffico. Lo smart worker mette a disposizione pc e collegamento adsl, mentre la Regione assicura una piattaforma per accedere da remoto al proprio ambiente di lavoro, come se fosse in ufficio.

Secondo il report, il 76% degli smart worker si dice soddisfatto della professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera, contro il 21% dei colleghi. Peraltro, lavorare da remoto migliorerebbe le relazioni fra colleghi e con i superiori, la motivazione e l’equilibrio fra vita professionale e privata.